Komunikasi memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Keberhasilan suatu organisasi sangat tergantung kepada kelancaran komunikasi yang dilakukan oleh para anggotanya. Komunikasi yang dilakukan dalam suatu organisasi disebut komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi ini tentu akan berhubungan dengan suasana dan hubungan kerja didalam organisasi tersebut.
Pemahaman mengenai komunikasi organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli diantaranya menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan suatu arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. (Muhammad, 1995:65)
Goldhaber (1986), memberikan definisi mengenai komunikasi organisasi yang dikutip oleh Muhammad sebagai berikut:
“Organizational communications is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainly. (Komunikasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah”. (Muhammad, 1995:67)
Hubungan organisasi dan komunikasi menurut Wiliam U. Hamey yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy adalah sebagai berikut, organisasi terdiri dari sejumlah orang. Ia melibatkan keadaan saling tergantung; ketergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi“. (Effendy, 1985:146)
Pentingnya komunikasi dalam organisasi dikemukakan oleh Keith Davis yang dikutip oleh Santoso Sastropoetro, sebagai berikut :
“Suatu organisasi tidak akan eksis tanpa adanya komunikasi. Tidak akan memungkinkan terjadinya koordinasi kerja yang diharapkan. Kerjasama baik antara pimpinan dengan karyawan, maupun antara karyawan dengan karyawan tidak mungkin tercipta sebab mereka tidak mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaannya satu sama lain. (Sastropoetro, 1982:339)
Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan kebutuhan primer organisasi, yang tidak hanya berbentuk verbal saja tapi juga menggunakan bentuk nonverbal, hubungan yang terjalin baik secara structural maupun emosional antara manusia dalam sebuah organisasi menjadi salahsatu factor penunjang efektivitas pencapaian tujuan organisasi.
Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules yang diterjemahkan oleh Deddy Mulyana, M.A., Ph.D. dikatakan bahwa: “Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu”. (Wayne & Don F.Faules, 2001 : 31). Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Adapun arah aliran informasi dalam komunikasi organisasi terdiri dari :
a. Komunikasi ke bawah yaitu informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah.
b. Komunikasi ke atas yaitu informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi.
c. Komunikasi horisontal yaitu informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya, atau informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas saluran). (Pace & Faules, 2001 : 183-184)
Tersumbatnya salah satu arah aliran informasi dapat menimbulkan kebuntuan dan menyebabkan salah pengertian diantara salah satu pihak, baik atasan maupun bawahan, hal ini yang biasanya menimbulkan konflik dan kesenjangan yang pengaruhnya akan sangat terasa dalam kinerja organisasi. Perlu kiranya seluruh elemen organisasi memahami arah aliran informasi ini untuk mengantisipasi tersumbatnya informasi yang berpotensi konflik.
Sedangkan menurut Katz dan Kahn, ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan yaitu:
a. Informasi bagaimana melakukan pekerjaan.
b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi.
d. Informasi mengenai kinerja pegawai.
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
(Pace & Faules, 2001 :185)
Dengan lancarnya arah aliran informasi baik ke atas, ke bawah, maupun horizontal harmonisasi disetiap level akan terjadi, imbasnya adalah kemudahan pencapaian tujuan organisasi karena adanya satu frame pemikiran terhadap perintah dan maksud pesan pimpinan.
Adapun Komunikasi ke atas menjadi penting karena beberapa alasan :
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.
4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.
5. Komunikasi ke atas mengijinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. ( Pace & Faules, 2001 : 190).
Komunikasi merupakan suatu bagian yang sangat penting dalam suatu sistem pengendalian organisasi, yang pada hakekatnya adalah untuk mencapai suatu tujuan melalui kinerja karyawan. Oleh sebab itu komunikasi yang efektif penting dalam kegiatan organisasi.
Menurut Cultip dan Center, bahwa faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif adalah :
1. Credibility (Kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil, tidak ada saling percaya akan menghambat komunikasi.
2. Context (penghubung, pertalian)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi/kondisi lingkungan pada saat komunkasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau, maka komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.
3. Content (Kepuasan)
Komunikasi harus menimbulkan rasa kepuasan, antar kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila isi berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan respon kepada pihak komunikator
4. Clarity (Kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah yang meliputi kejelasan isi berita. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
5. Continuity and Consistency (Kesinambungan dan Konsistensi)
Komunikasi harus dilaksanakan secara terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
6. Cafability of Audience (Kemampuan pihak Penerima Berita)
Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak peneroima berita. Jangan mempergunakan istilah-istilah yang memungkinkan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
7. Channel of Distributions (Saluran Pengiriman Berita)
Agar komuikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan dipakai oleh umum. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan bisa melalui media cetak (surat, buletin, majalah) atau melalui radio, TV, dan telepon.
(Wursanto, 1990:68)
Dengan adanya komunikasi yang efektif di dalam organisasi akan timbul jalinan pengertian antara atasan dan bawahan, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dipahami, dimengerti dan kemudian dilaksanakan tanpa adanya keterpaksaan dan dapat mendorong bawahan bekerja lebih produktif dalam melaksanakan tugas-tugas dari atasan.
good artikel....
BalasHapus